اینویس و پکینگ لیست

در این مقاله می خواهیم نگاهی داشته باشیم به این که چه طور یک اینویس و پکینگ لیست را در حمل و نقل بنویسیم.

اینویس و پکینگ لیست چیست؟

شما ممکنه بدانید که این دو برای ارسال بار و اسناد جز ضروری ترین مدارک هستند، که شما نیاز دارید آنها رو برای فرستنده کالا، یا برای  ترخیص کار گمرک جهت واردات محموله ارسال کنید.

حالا اول با هم نقش اینویس رو بررسی می کنیم، همان طور که ممکنِ دیده باشید اینویس یک فاکتور خرید از کالاهایی است که شما قصد فریت آن را دارید که شامل نوع کالا، وزن، تعداد، ارزش کالا، HS CODE می باشد.

برای ارسال بار به نقاط مختلف احتیاج به یک اینویس با فرمت خاص می باشد.

در حمل و نقل، اینویس جهت چک کردن محتویات محموله ی شما در واردات و صادرات استفاده می شود. و با توجه به ارزش اینویس مبلغی به عنوان وردیه به کشور مقصد پرداخت می شود.

شاید معقولانه تر باشه. که به جای اینویس، لیست کالاهای خریداره شده یا رسید تحویل کالا بگوییم.

بر اساس قوانین گمرک، اینویس برای اظهاریه واردات و یا صادرات بدون استثنا لازم میشه.

سپس به بررسی نقش پکینگ لیست می پردازیم.

در حمل و نقل پکینگ لیست برای چک کردن. حجم محموله ی وارداتی و یا صادراتی، چگونگی بسته بندی آن و جزییات درج شده روی بار استفاده می شود. در واقع فکر نکنید که این فقط یک لیست کالاهای خریداری شده یا رسید تحویل کالاست.

این خیلی مهم است که اطلاعات صحیح به صورت حاضر و واضح باشد. شما نباید اطلاعات اشتباه از ارزش بار خود را اعلام کنید. که به خاطر آن مالیات کمتری پرداخت کنید، یا حجم بار خود را کمتر بگید، که قیمت حمل و نقل را پایین بیاورید؛ حتی اگر حمل کننده کالا یا ترخیص کار شما متوجه این موضوع نشود؛ چون ممکنه که در نهایت گمرک متوجه این قضیه بشه و شما مجبور به پرداخت مالیات بیشتری بشید، و امکان داره در هنگام بارگیری متوجه به این موضوع بشوند که باعث کنسل شدن ارسال شود.

که همه ی این ها منجر به افزایش هزینه و زمان برای جمع آوری محموله و کنسل کردن شود. برای جلوگیری از این اتفاق یادتون باشه مهمه که این مدارک رو صحیح پر کنید.

ممکنه که برای شما سوال پیش بیاد که از کجا می توانید نمونه ای از این مدارک را پیدا و پر کنید. در واقع هیچ نمونه خاصی برای اینویس و پکینگ لیست وجود ندارد. اگر شما نیاز دارید یکی از آن ها رو درست کنید می توانید نمونه هایی از آنها رو در اینترنت پیدا کنید.

نحوه تکمیل کردن اینویس

یک فاکتور باید شامل اطلاعات کامل فرستنده و گیرنده باشد، مشخصات بار که شامل نام محصول، مقدار، ارزش بار و شماره پرواز حمل و نقل می باشد. که معمولا به زبان انگلیسی نوشته میشود. این اینویس مانند یک اینویس عمل میکند به اضافه مدارک گمرک برای واردات و صادرات. بنابراین این مهمه که یک اینویس با محتویات حمل و نقل درست کنیم. که بتواند به راحتی خوانده شود.

همچنین هنگام تکمیل مهمه که واضح، صحیح و با جزئیات بنویسید. حال اجازه دهید اطلاعات ورودیه اولیه را توضیح بدهیم که شامل نام فرستنده، نام شرکت فرستنده، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس را بنویسید. با همین شیوه، نام گیرنده، نام شرکت گیرنده، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس آنها را هم بنویسید.

برای شماره گذاری اینویس هیچ قانونی وجود ندارد، بنابراین می توانید از هر فرمتی استفاده کنید. گرچه خوب است که یک قانون خاص برای خود داشته باشید. مثلا ترتیب عددی، ترتیب تاریخی، حروف اول شرکت یا کشور فرستنده. براساس تجربه ی شخصی خودم، استفاده از تاریخ ها رایج است.

شما باید نام بندر یا فرودگاه مقصد و نام کشور مقصد را بنویسید و شماره سفر و تاریخ حرکت هم باید نوشته شود. اگر شما از یک فورواردر استفاده می کنید و درباره ی این اطلاعات مطمئن نیستید لطفا با آنها چک کنید.

(Trade terms، T/T )هم باید درج شود. شما نباید هیچ مسئله ای با استفاده از. T/T که توسط اینکوترمز مشخص شده داشته باشید. برای مثال شما میتونید CIF TOKYO، FOB SHANGHAL  را بنویسید.

هیچ قانونی برای کیس مارک (case mark) وجود ندارد بنابراین می توانید قانون خودتون رو برای آن داشته باشید. که در آن معمولا نام شرکت، مقصد، شماره بسته بندی و نام کشور تولید کننده یا کشور صادر کننده نوشته می شود.

حالا نگاهی داشته باشیم به مهمترین قسمت اینویس که  نام محموله، مقدار، میزان ارزش کلی و تکی محصول را بنویسید. ترخیص کار گمرک با نگاهی بر نام محصول درباره ی کد تعرفه تصمیم خواهد گرفت. بنابراین نوشتن واضح و با جزئیات این اطلاعات مهم است. لطفا Trade term=T/T را هم اضافه کنید. چراکه ما اغلب T/T  را روی اینویس میبینیم.

درنهایت امضای شخص مسئول نیاز خواهد بود. بعضی کشورها اینویس بدون امضا را قبول نمی کنند.

نحوه تکمیل کردن پکینگ لیست

اگر در پکینگ لیست تعداد بسته بندی و ارزش کلی کالا در هر بسته بندی را شامل شود. باعث می شود در صورت بازرسی محموله این پروسه راحت تر انجام شود.

در عمل، برخلاف اینویس که بدون استثنا مورد نیاز است، به پکینگ لیست تا زمانیکه دیگر مدارک شامل مقدار کلی و وزن محموله باشند، نیاز نیست. بنابراین، اگر محموله سبکتری برای انتقال دارید میتونید اینویس و پکینگ لیست را با هم ترکیب کنید.

شاید یک پکینگ لیست مثل اینویس مدرک مهمی باشد اما ضروری نیست و در واقع  زمانیکه محموله در مقصد گم می شود به کار می آید. امیدوارم بتوانید یک پکینگ لیست را واضح و صحیح درست کنید.

الان دیگه می دانید چطور یک اینویس و یک پکینگ لیست را بنویسید. این مدارک زمانیکه شما بهشون عادت کنید دیگه نوشتنشون براتون سخت نیست. یکبار یک نمونه که قصد دارید استفاده کنید را انتخاب کنید و بعد فقط باید نمونه را با اطلاعات لازم پر کنید. ممکنه حرفم تکراری باشه ولی خیلی مهمه که یک اینویس و یک پکینگ لیست را با جزئیات، صحیح و واضح بنویسید.

اگر این سه نکته ی کلیدی رو به یاد داشته باشید می توانید یک حمل و نقل راحت داشته باشید.